Fast jeder Betrieb sagt, dass Weiterbildung wichtig ist. Im Alltag bleibt Personalentwicklung im Mittelstand trotzdem oft liegen: Es fehlen Zeit und Überblick, ein Seminar verpufft, und wenn eine erfahrene Kraft in Rente geht, wird reflexartig dieselbe Stellenanzeige wie vor 10 Jahren geschaltet.
Darüber haben wir mit Wilko Alberring gesprochen. Er leitet bei der Wachstumsregion Ems-Achse in Papenburg das Projekt „Kompetenzkultur Mittelstand“, das vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales und der Europäischen Union gefördert wird und kleine und mittlere Unternehmen bei der Personalentwicklung unterstützt. Im Interview erklärt er, an welchen 4 Punkten Personalentwicklung im Alltag hängen bleibt, was erfolgreiche Betriebe gemeinsam haben, warum aus einem Seminar erst durch Kommunikation neues Verhalten wird und weshalb der Blick nach innen beim Fachkräftemangel oft mehr bringt als die nächste Stellenanzeige.
Personalentwicklung im Mittelstand: Woran es im Alltag hakt
Du begleitest seit vielen Jahren Projekte rund um Weiterbildung, Fachkräftesicherung und Veränderungsprozesse. Welche Herausforderungen begegnen dir bei mittelständischen Unternehmen immer wieder?
Wilko Alberring: Vor 3 Jahren sind wir mit unserem Projekt „Kompetenzkultur Mittelstand“ gestartet, das mittelständische Unternehmen bei diesem Themengebiet unterstützt und vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales sowie von der Europäischen Union gefördert wird. Zu Beginn haben wir mehrere Erfahrungsaustausche organisiert, in denen die Kernfrage war: Warum klappt Personalentwicklung in der Praxis nicht so gut, wie ihr es euch selbst wahrscheinlich wünschen würdet?
Aus den Erfahrungen der Teilnehmenden konnten wir 4 Themenschwerpunkte ableiten, unter die sich die meisten Herausforderungen einordnen lassen: fehlende Ressourcen und Zeit, fehlende oder ungenügende Kommunikation, Bindung von Mitarbeitenden sowie das Unwissen über passende Lernmethoden und Qualifikationen. Alles, was wir über die Projektlaufzeit an Erfahrungen dazugewonnen haben, können wir weiterhin diesen 4 Schwerpunkten zuordnen.
Fast jedes Unternehmen betont, wie wichtig Weiterbildung ist. Warum gelingt es in der Praxis trotzdem häufig nicht, das Thema dauerhaft im Arbeitsalltag zu verankern?
Wilko Alberring: Das, was insbesondere den kleinen und mittelständischen Unternehmen in diesem Zusammenhang am häufigsten fehlt, sind Ressourcen und Zeit. Aus den Austauschen zu Beginn des Projektes wurde deutlich, dass Unternehmen in der Theorie wissen, woran sie arbeiten müssen, dass Personalentwicklung sinnvoll und nötig ist.
Jedoch fehlt häufig der Überblick über die genaue Ist-Situation im Unternehmen: Wer kann eigentlich was? Und was müsste jemand in Zukunft können? Auch der Einblick in Unterstützungsangebote oder die passenden Bildungsangebote in der Region fehlt häufig. Sich um all dies zu kümmern und zunächst eine Basis zu schaffen, auf der gezielt Personalentwicklung betrieben werden kann, ist ein Aufwand, für den in kleineren Unternehmen die Zeit im Arbeitsalltag fehlt.
Zudem ist Personalentwicklung immer auch eine Art Prophylaxe, die nicht sofort eine Wirkung entfaltet. So entsteht der Eindruck, man könne sie erst einmal aufschieben. Bevor aber ein falsches Bild entsteht: Es gibt natürlich auch diejenigen KMU, die sich auf den Weg machen, Dinge ausprobieren und spannende Lösungen entwickeln.
Strategie, Kümmerer und Rückhalt: Was erfolgreiche Betriebe gemeinsam haben
In deinen Projekten arbeitest du mit Unternehmen unterschiedlichster Branchen zusammen. Welche Gemeinsamkeiten erkennst du bei Betrieben, denen Veränderung und Personalentwicklung besonders gut gelingen?
Wilko Alberring: In allen Unternehmen, bei denen Veränderung und Personalentwicklung gelingen, sind 3 Dinge unerlässlich: eine langfristige Strategie, ein Kümmerer oder eine Kümmerin und der Rückhalt aus der Geschäftsführung.
Erfolgreich sind besonders diejenigen Veränderungsprozesse oder Personalentwicklungsmaßnahmen, die einer langfristigen Strategie dienen, die sich im besten Fall von den Unternehmenszielen ableitet. Workshops, Trainings, Qualifikationen und Ähnliches werden gerne auch als kurzfristiges Leuchtfeuer eingesetzt. Steckt jedoch nichts dahinter, verkehrt sich die Wirkung ins Negative.
Der Kümmerer oder die Kümmerin ist notwendig, um voranzukommen und das Leuchtfeuer weiterzutragen. Ein Workshop alleine reicht häufig nicht. Er muss nachgearbeitet und aufbereitet werden, die Erkenntnisse müssen vertieft und weiterbearbeitet werden. Nur wenn jemand hinter dem gestarteten Prozess steht und immer wieder nachhakt, kann er nachhaltig im Unternehmen verankert werden.
Das muss nicht die Geschäftsführung sein, grundsätzlich braucht diese Person dann aber den Rückhalt aus der Geschäftsführung. Nur wenn die Geschäftsführung hinter der angestrebten Veränderung oder der Personalentwicklung steht, sie vorlebt und in die Führungsebene trägt, entsteht ein Umfeld, in dem Veränderung und Personalentwicklung besonders gut gelingen. Für mich ist das dann auch ein Bestandteil der Unternehmenskultur.
Viele Unternehmen investieren in Seminare oder Workshops. Was entscheidet aus deiner Sicht darüber, ob aus neuem Wissen tatsächlich neues Verhalten und bessere Ergebnisse entstehen?
Wilko Alberring: Kommunikation ist aus meiner Sicht der Schlüssel, bei fast allen Punkten, die mit Personalentwicklung zu tun haben. Ich muss die betroffenen Personen vor dem Entsenden zum Seminar zu Beteiligten machen und für sie klarstellen, was die langfristigen Ziele der geplanten Qualifizierungsmaßnahme sind: sowohl für das Gesamtunternehmen als auch für die Einzelperson.
Wenn ich weiß, was das Ziel einer bestimmten Maßnahme ist und wie es sich auf mich als Arbeitskraft und das Gesamtunternehmen auswirken wird, gehe ich mit einer ganz anderen Motivation in die Maßnahme. Das gilt genauso für die Kolleginnen und Kollegen, die in der Zeit meiner Abwesenheit gegebenenfalls für mich mitarbeiten müssen. Auch bei ihnen entsteht eine größere Bereitschaft dazu, wenn für sie das Ziel der Maßnahme ebenfalls klar ist.
Zudem muss, je nach Art der Qualifizierung, den Beteiligten auch die Zeit und die Möglichkeit eingeräumt werden, das Gelernte in die Praxis zu überführen. Das bedeutet, dass bereits vor der Maßnahme Freiräume für die Zeit nach der Schulung mitgedacht und kommuniziert werden sollten, in denen das Gelernte gezielt umgesetzt werden kann.
Damit sind wir wieder beim Thema Unternehmenskultur. Wenn für alle selbstverständlich ist, dass Qualifizierungen oder ein Veränderungsprozess für den Erfolg des Unternehmens wichtig sind, wächst die Unterstützung. Gleichzeitig ist das Thema Kommunikation eng mit der Unternehmenskultur verbunden. In einem Umfeld, in dem gut kommuniziert wird und viel Transparenz herrscht, kann ich Maßnahmen nachvollziehen und umsetzen.
Kurz gesagt: Nur, wer etwas (verstehen) kann, kann dies auch langfristig und nachhaltig umsetzen.
Fachkräftemangel: Erst nach innen schauen, dann ausschreiben
Fachkräftemangel wird häufig als äußeres Problem beschrieben. Welche Stellschrauben können Unternehmen aus eigener Kraft verändern, bevor sie auf den Arbeitsmarkt zeigen?
Wilko Alberring: Hier könnte ich sehr weit ausholen. Zusammenfassend ist die beste Initiative jedoch, das eigene Unternehmen richtig kennenzulernen. Das klingt nun eventuell etwas albern, es steckt allerdings einiges dahinter. Ich bin mir sicher, dass ein Unternehmen, das die eigenen Mitarbeitenden samt ihrer Stärken ebenso wie die eigenen Prozesse kennt und gleichzeitig klare Werte, Rollen und Visionen definiert hat, weniger vom Fachkräftemangel betroffen ist. Es kann auf eine frei werdende Stelle aufgrund seiner Analyseergebnisse, zum Beispiel aus einem Ist-Soll-Abgleich der Kompetenzen der Mitarbeitenden, zielgerichtet und mit einer gewissen Objektivität reagieren.
Ein Beispiel: Wenn mich Linda, die seit 10 Jahren im Unternehmen arbeitet, in den Ruhestand verlässt, und ich genau weiß, welche Kompetenzen sie hat und für den Job einbringen musste, kann ich auf dem Arbeitsmarkt oder im eigenen Unternehmen frühzeitig gezielt nach Ersatz suchen. Ich kann zudem besser abschätzen, was gegebenenfalls bei der bewerbenden Person noch nachgeschult werden müsste. Und mit einer internen Nachbesetzung zeige ich meinen bestehenden Mitarbeitenden als Nebeneffekt Wertschätzung.
Menschen auf dem externen Arbeitsmarkt kenne ich hingegen häufig gar nicht. Wird die Stelle falsch besetzt oder bleibt sie womöglich längere Zeit unbesetzt, entstehen schnell Kosten im sechsstelligen Bereich.
Wer bei einer frei werdenden Stelle also reflexartig die Wiederausschreibung anschiebt, womöglich noch mit derselben Stellenanzeige, mit der damals schon unsere Linda gewonnen wurde, verpasst viele Chancen. Es gibt spannende alternative Wege, die zunächst etwas mehr Aufwand erfordern als der bekannte Weg: von der Ansprache alternativer Zielgruppen, zum Beispiel Menschen mit Behinderungen oder Studienabbrecherinnen und Studienabbrecher, über die Umgestaltung der bisherigen Jobrolle bis hin zu stärkenorientierten internen Nachbesetzungen. Mittelfristig lohnt es sich also sogar finanziell, erst den Blick nach innen zu richten.
Wenn du einer Geschäftsführerin oder einem Geschäftsführer 3 Empfehlungen geben könntest, um das eigene Unternehmen zukunftsfähiger zu machen, welche wären das?
Wilko Alberring: Ein zukunftsfähiges Unternehmen ist für mich eines, das nicht nur auf äußere Einflüsse reagiert, sondern bewusst agiert und so ins aktive Gestalten kommt. Nach wie vor sind die Mitarbeitenden das Wertvollste, das einem Unternehmen zur Verfügung steht. Deshalb sollte man aus meiner Sicht dort mit dem Gestalten anfangen.
Meine erste Empfehlung ist somit: Startet eine ehrliche interne Analyse des Ist-Zustands, beginnend mit den Mitarbeitenden.
Die nächste Empfehlung ist: Stellt euch die Frage, wie ihr in Zukunft sein wollt, und baut darauf einen Soll-Zustand auf, gerne auch eine Vision.
Der dritte Rat ist abschließend: Fangt an, Personalentwicklung strategisch und nachhaltig im Unternehmen zu verankern. Wer dabei Unterstützung braucht, wird sie finden. Vom kostenlosen Tool Pythia, das einen durch den Prozess leitet, über einen Katalog bestehender Qualifizierungsangebote bis hin zur konkreten langfristigen Coaching-Begleitung gibt es in unserer Region für jede Anfrage ein passendes Angebot. Diese Angebote werden in der Weiterbildungsagentur Nordwest nach und nach zusammengetragen.
Letztendlich muss diese Kompetenzkultur aber immer intern gewollt, gelebt und verankert werden.
Personalentwicklung beginnt mit dem Blick nach innen
Wilko Alberrings Antworten laufen auf einen Gedanken hinaus: Personalentwicklung im Mittelstand scheitert selten am fehlenden Willen, sondern daran, dass niemand weiß, wer im Betrieb was kann und was künftig gebraucht wird. Ohne diesen Überblick bleibt jedes Seminar ein Leuchtfeuer, das schnell wieder erlischt.
Was trägt, ist überschaubar: eine Strategie, die aus den Unternehmenszielen abgeleitet ist, eine Person, die dranbleibt, und eine Geschäftsführung, die das sichtbar unterstützt. Dazu gehört, Mitarbeitende vor einer Schulung zu Beteiligten zu machen und ihnen danach Raum zu geben, das Gelernte anzuwenden. Beim Fachkräftemangel lohnt der gleiche Blick nach innen. Wer die Kompetenzen seiner Leute kennt, kann eine frei werdende Stelle gezielter besetzen, oft auch über interne Mobilität.
Über Wilko Alberring
Wilko Alberring ist Projektleiter von „Kompetenzkultur Mittelstand“ bei der Wachstumsregion Ems-Achse in Papenburg. Das Projekt wird vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales und der Europäischen Union gefördert und unterstützt kleine und mittlere Unternehmen dabei, Weiterbildung, Fachkräftesicherung und Personalentwicklung strategisch im Betrieb zu verankern. Mehr zur Wachstumsregion Ems-Achse unter www.emsachse.de.
